Debiteurenbeheer

Alle ondernemers lopen er weleens tegenaan: een klant die een factuur niet (op tijd) betaalt.  Wat nu?

Je kunt verschillende dingen doen: 

  • een boze mail schrijven 
  • direct de telefoon pakken 
  • afwachten, afwachten en vaak nog eens afwachten 

Dit zijn de acties die ik regelmatig tegenkom. In de eerste 2 gevallen raakt de band tussen jou als ondernemer en de klant onherstelbaar beschadigd en ben je de klant kwijt.  Zonde, want meestal is er helemaal geen sprake van kwade opzet.
De klant is de factuur gewoon helemaal vergeten. Of de factuur is niet helemaal goed aangekomen of de betaling niet goed verwerkt. 

Kun je dan alleen maar afwachten tot je factuur betaald wordt? Nee, er is nóg een manier waarmee je meer resultaat behaalt. En in de meeste gevallen zónder dat je de klant verliest. Deze methode heet: goed debiteurenbeheer. 

Zonder een goed debiteurenbeheer kun je geen financieel gezond bedrijf opzetten

Lissa Agema

Goed debiteurenbeheer: herinneringen versturen

Goed debiteurenbeheer houdt in dat je herinneringen verstuurt naar je klant. Vroeger kon je dit de 1e, 2e en 3e herinnering noemen, maar tegenwoordig noemen we het anders: 

  • Herinnering – dit is de 1e herinnering 
  • Aanmaning – dit is de 2e herinnering 
  • Ingebrekestelling – dit is de 3e en laatste herinnering

Wil je het helemaal netjes doen, dan bel je de klant na de aanmaning (2e herinnering) met de vraag of hij/zij je berichten ontvangen heeft en wanneer je de betaling kunt verwachten. Wanneer deze datum heel ver in de toekomst ligt, geef je zelf een datum aan (minimaal 7 dagen in de toekomst). 

Je geeft aan dat als het bedrag op die datum niet binnen is, er nog een laatste ingebrekestelling komt.
Hierna schakel je, indien er dan nog niet betaald is, een incassobureau in. Het gros van de klanten betaalt netjes na een 1e herinnering en een enkeling wordt doorgestuurd naar het incassobureau. In dat geval is een goede dossieropbouw belangrijk. Door de juiste stappen te zetten, is de kans groot dat jij uiteindelijk toch nog je geld krijgt.

Weet je niet zo goed wat je in je herinnering, aanmaning en ingebrekestelling moet zetten? Bekijk hieronder onze voorbeelden.

Financiële problemen bij de klant

Soms komt er een bericht binnen waardoor je zelf ineens zo gaat meeleven met de klant. Hij of zij is zijn of haar baan kwijt, de partner van de klant (of de klant zelf) is ineens ernstig ziek, het huis is nog niet verkocht of er wordt alleen maar gezegd: ‘financieel niet haalbaar’. Probeer dan maar eens sterk in je schoenen te staan. Ik zie vaak gebeuren dat de ondernemer dan zegt dat de factuur gecrediteerd wordt. Maar je kunt het ook anders oplossen:

Voorbeeld:

Onlangs nog reageerde een klant van een klant van mij dat ze de financiën niet had en dat we daarom maar moesten annuleren. Dit nadat er inmiddels 3 facturen en even zoveel herinneringen waren verstuurd. 

Toen ik aangaf dat het helaas niet meer mogelijk was om te annuleren, maar wel een betalingsregeling wilde afspreken, kregen mijn klant (van wie zij een klant was) en ik een bericht dat ik niet meelevend was en geen begrip had voor de situatie. Maar het feit dat ik een betalingsregeling aanbood gaf aan dat ik juist wél begrip had voor de situatie. Ik had die betalingsregeling immers niet hoeven aan te bieden. 

Verantwoordelijkheid

Waar ligt op dat moment de verantwoordelijkheid? Bij de ondernemer? Moet de ondernemer de facturen crediteren en zijn omzet missen, omdat de klant een financieel probleem heeft?  Of ligt de verantwoordelijkheid bij de klant die willens en wetens iets gekocht heeft, terwijl hij of zij de financiële middelen daarvoor niet had? Je raadt het al: de verantwoordelijkheid ligt bij de klant.

Natuurlijk mag je als ondernemer zelf bepalen of je een factuur crediteert, maar wees je je er dan wel van bewust dat je jezelf in de vingers snijdt. Het kost jou je omzet! 

Wij doen dit graag voor je

Natuurlijk ben jij liever bezig met ondernemen in plaats van achter klanten aan te moeten vangen. Graag nemen wij het debiteurenbeheer van je over.

We doorlopen het debiteurenproces, leggen een dossier aan voor het geval het uiteindelijk naar een rechter moet. Ook hebben wij contact met een incassobureau. Heeft de klant niet betaald na het eerste traject dan kunnen wij na jouw akkoord het dossier uit handen geven en communiceert het incassobureau ook met ons zodat je niet alsnog tijd en energie hier in hoeft te steken. 

Even belangrijk

Heb je een e-mail ontvangen met afzender @factuurvoldoen.nl (met een bedrijfsnaam ervoor)? Dan betreft dit een klant die het debiteurenbeheer heeft uitbesteed aan Focus op Winst. Focus op Winst is geen incassobureau, maar een administratiekantoor dat onder andere boekhoudingen en debiteurenbeheer verzorgt.

info@factuurvoldoen.nl is in het leven geroepen nadat er bij een klant problemen waren met het eigen domein, waardoor er geen mailtjes verstuurd konden worden. Maar soms komt het ook voor dat een klant geen e-mailadres weet aan te maken. In dat geval maken wij dan een adres aan om zo met de klanten van onze klanten te kunnen communiceren.

Even belangrijk

Heb je een e-mail ontvangen met afzender @factuurvoldoen.nl (met een bedrijfsnaam ervoor)? Dan betreft dit een klant die het debiteurenbeheer heeft uitbesteed aan Focus op Winst. Focus op Winst is geen incassobureau, maar een administratiekantoor dat onder andere boekhoudingen en debiteurenbeheer verzorgt.

@factuurvoldoen.nl is in het leven geroepen nadat er bij een klant problemen waren met het eigen domein, waardoor er geen mailtjes verstuurd konden worden. Maar soms komt het ook voor dat een klant geen e-mailadres weet aan te maken. In dat geval maken wij dan een adres aan om zo met de klanten van onze klanten te kunnen communiceren.