Alternatieven voor de rittenadministratie van de bestelauto en busje

Voor een auto van de zaak geldt de bekende bijtelling.
Deze geldt ook voor degene die in een bestelauto rijdt, tenzij men bewijst dat er met de auto niet meer dan 500 km privé is gereden. Een sluitende rittenregistratie is dan bijna onvermijdelijk. Helaas is dat voor veel bestelauto’s een schier onmogelijke opgave.

Denk bijvoorbeeld aan de bestelauto van de koerier of het busje dat in de bouw gebruikt wordt. Maar zijn er ook alternatieven en waar moet je dan vooral op letten?

Tekst loopt verder onder afbeelding

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik.

Je kunt aan de bijtelling ontkomen door bij de Belastingdienst een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto in te dienen.
Je krijgt dan niet met de bijtelling te maken en je hoeft geen rittenregistratie bij te houden.
Let op.  De verklaring kent echter één belangrijk nadeel. Je mag de bestelauto helemaal niet privé gebruiken, dus ook niet één kilometer om op weg naar huis even je dochter bij de crèche op te halen. Doet je dit toch, dan riskeer je een forse naheffing plus een boete.

Vereenvoudigde rittenregistratie.

Een andere optie is het bijhouden van een vereenvoudigde rittenregistratie.
Je levert het bewijs van het geringe privégebruik van maximaal 500 kilometer dan met deze rittenregistratie in combinatie met de zakelijk bezochte adressen in de administratie van de werkgever. De rittenregistratie wordt daarmee een stuk eenvoudiger.
Let op.  Je kan deze mogelijkheid alleen gebruiken als werkgever en werknemer schriftelijk verklaren dat de vereenvoudigde rittenregistratie wordt bijgehouden, dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en als de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie bewaart

Tekst loopt verder onder afbeelding

Volgorde zakelijk bezoek.

De Belastingdienst heeft op zijn website een voorbeeldafspraak opgenomen waarin de vereenvoudigde rittenregistratie is opgenomen
(https://www.belastingdienst.nl zoekterm voorbeeldafspraak).
Hieruit blijkt onder andere dat de volgorde van de bezochte zakelijke adressen van belang is. Als deze volgorde niet uit de administratie blijkt, moet de werknemer via een extra kolom per dag een verwijzing opnemen naar de zakelijke adressen in de administratie van de werkgever in de volgorde waarin hij deze heeft bezocht.
Je mag ook een andere schriftelijke afspraak met je werknemer maken, maar je moet deze dan eerst voorleggen aan jouw inspecteur en daarbij aangeven waar deze afwijkt.

Gegevens.

De vereenvoudigde rittenregistratie is weliswaar minder uitgebreid, maar moet verder per dag toch de datum en werktijd bevatten plus de begin- en eindstand van de kilometerteller.
Maakt de werknemer een privérit, dan moet hij ook de datum en de begin- en eindkilometerstand van de privérit noteren, plus het vertrek- en aankomstadres.

Wat kan je hiermee?    

Ook voor een bestelauto geldt in beginsel gewoon de bijtelling voor privégebruik. Er zijn weliswaar uitzonderingen, maar deze zijn beperkt. Dit betreft bijv. bestelauto’s die van binnen dermate vuil zijn dat privégebruik vrijwel onmogelijk is. Bij privégebruik tot 500 km is een rittenregistratie wel vereist, al kan je onder voorwaarden ook een vereenvoudigde rittenregistratie toepassen.

Als het bijhouden van een sluitende rittenregistratie voor een bestelauto vrijwel onmogelijk is, kan je ook kiezen voor de vereenvoudigde versie. Houd in het achterhoofd dat dan via de administratie van jou als werkgever de zakelijke ritten en de volgorde ervan moeten zijn te achterhalen.