Zakelijke kosten of privékosten tijdens reis en verblijf

Iedereen moet eten en drinken, ook de ondernemer die voor zakelijke opdrachten langer van huis is. Kan hij deze verteerkosten ten laste van zijn ondernemingsresultaat brengen of zijn dit privékosten?

Tekst loopt verder onder afbeelding

Onttrekkingen
Van uitgaven die een ondernemer doet, moet hij in de eerste plaats bepalen of hij deze vanuit zakelijke overwegingen doet of vanuit persoonlijke overwegingen. Of het noodzakelijk is om bepaalde kosten voor de onderneming te maken, wordt voornamelijk bepaald door de ondernemer en zijn subjectieve inzicht. Bij de meeste uitgaven zal dit direct duidelijk zijn en niet tot discussie leiden. Overheerst het privékarakter, dan kunnen de uitgaven niet ten laste van de winst komen en is er sprake van een onttrekking. Discussie kan vooral ontstaan bij uitgaven met een gemengd karakter, zoals kosten van verteer.

Verteerkosten
Dat ondervond de volgende belastingplichtige.
De man was sinds 2012 vanuit zijn eenmanszaak werkzaam als consultant. In de jaren 2012, 2014 en 2015 had hij een aantal opdrachten voor langere tijd. Hij koos er steeds voor om in de buurt van deze opdrachten tijdelijke woonruimte te huren, waar hij van zondagavond tot en met vrijdag verbleef. In 2012 huurde hij zes maanden een hotelkamer in het nabijgelegen conferentieoord, in 2014 huurde hij een studio in Amsterdam en in 2015 huurde hij een kamer in Tilburg. In zijn aangiften inkomstenbelasting trok hij de kosten van ontbijt, lunch en diner (verteerkosten) af van de winst. Vervolgens paste hij de aftrekbeperking voor gemengde kosten toe.

Inspecteur
De inspecteur was het daar niet mee eens en accepteerde de verteerkosten van 2014 en 2015 niet. Volgens hem lagen deze kosten namelijk niet in de ondernemingssfeer, maar volledig in de privésfeer, omdat deze kosten betrekking hebben op een primaire levensbehoefte. Dan wordt aan de aftrekbeperking voor gemengde kosten niet meer toegekomen. De inspecteur geeft nog aan dat het mogelijk niet juist is geweest, dat de verteerkosten die zijn gemaakt bij de hotelovernachtingen, wel geaccepteerd zijn.

Zakelijk
Over de zakelijkheid van de verblijfkosten tijdens deze periodes bestaat geen discussie.
Dat is voor de consultant reden om het standpunt in te nemen dat de verteerkosten ook zakelijk zijn. Hof Den Haag gaat daar niet in mee (ecli:nl:ghdha:2022:513) . De kosten van ontbijt, lunch en diner worden niet opgeroepen door de werkzaamheden van de man. Omdat er een noodzaak is om te eten en te drinken, hebben deze kosten een overheersend privékarakter. Het zijn daarom privéuitgaven en geen ondernemingskosten. Dat de man hogere kosten had dan wanneer hij thuis verbleef, kwam door zijn persoonlijke keuze om meestal buiten de deur te eten. De extra kosten hiervan komen ook niet voor aftrek in aanmerking. Dit had anders kunnen zijn als de man met collega’s of zakenrelaties was gaan eten, maar dat standpunt heeft hij niet ingenomen.

Werknemer
De man stelde ook nog dat hij dezelfde behandeling moest krijgen als een werknemer, die een maaltijd verstrekt krijgt van zijn werkgever. De werkgever kan de maaltijd in dit geval onbelast vergoeden onder de werkkostenregeling. Het hof verwierp dit beroep op het gelijkheidsbeginsel: een ondernemer en een werknemer verkeren niet in dezelfde omstandigheden en zijn daarom geen gelijke gevallen.

Gemengde kosten
Als de kosten wel als zakelijke kosten aangemerkt hadden kunnen worden, speelde de aftrekbeperking inderdaad een rol. Kosten van voedsel, drank en genotmiddelen vallen onder de aftrekbeperking voor algemene kosten. Denk hierbij aan zakelijke etentjes (inclusief fooien), verteer onderweg (met een zakelijk doel), koffie, thee, fris, sigaretten, enz. Voor een IB-ondernemer zijn deze kosten voor 80% aftrekbaar, maar hij kan ook voor een vast niet-aftrekbaar bedrag kiezen van € 4.800. Dit laatste is pas voordelig als de beperkt aftrekbare kosten in totaal meer dan € 24.000 zijn.

Tekst loopt verder onder afbeelding

Ons advies
Beoordeel vooraf of verteerkosten als zakelijk aangemerkt kunnen worden. Zorg er bijv. voor dat een lunch samen met een zakenrelatie gebruikt wordt. Pas daarna kan aan de aftrekbeperking voor gemengde kosten toegekomen worden.

De aftrekbeperking voor gemengde kosten geldt ook voor de vennootschapsbelasting. De kosten zijn dan voor 73,5% aftrekbaar. De ondernemer kan ook kiezen voor een niet-aftrekbaar bedrag van 0,4% van het gezamenlijke bedrag aan belastbaar loon van de werknemers van het lichaam met een minimum van € 4.800.